Kun yritys kasvaa, menetetään usein suora kontakti ja ”kommunikaatioputki” johdosta henkilöstöön. Putkeen tulee mutkia ja suodattimia: fyysinen etäisyys, uusia organisaatiotasoja, yrityksen sääntöjä ja prosesseja. Kun aikaa kuluu, voi tulla päivä, jolloin henkilöstö kysyy itseltään: ”Tunnenko mä oikeasti meidän johtoa tai esimiehiä?”. Tai päinvastoin: ”Tunnenko mä oikeasti ketä täällä on töissä?”
Tunnemme arjen kiireiden keskellä joskus yllättävänkin vähän toisiamme ihmisinä. Saatamme kuvitella, ettei sillä ole merkitystä. Mutta sillä on, ehkä enemmän kuin arvaammekaan.
On aika puhdistaa putki ja suoristaa mutkat. Virtuaalisuus mahdollista sen, että se on helppoa, vaikka livekontaktia ei korvaa mikään. Tähän tarvitaan vain tahtoa ja kykyä olla yhteydessä ihmisinä, ei vain työroolin haltijoina. Kun tunnemme toisemme, me sitoudumme yhteiseen tehtävään.
Esimerkki: perusta esihenkilökahvila
Mietin itse näitä teemoja eräässä tehtävässäni. Kysyin itseltäni ja kollegoiltani, miten voisimme saada suoran kommunikaation toimimaan monimutkaisessa yrityksessä? Nautin samalla kahvia ja katsoin kahvikuppia. Sitoutin johtoryhmäläiset mukaan ja päätin perustaa esihenkilökahvilan.
Sparrasin jokaista johtoryhmäläistä ja kaikki pitivät vuorotellen reilun tunnin kahvilan yrityksen esihenkilöille, jotka halutessaan ilmoittautuivat mukaan. Mallia voi jalostaa eri tarpeisiin, myös esihenkilöiden suhteessa omaan tiimiinsä, mutta tässä oli kyseessä johtoryhmämalli.
Minä sparrasin etukäteen, fasilitoin teemoja, kannustin puhumaan ja nostin esille kysymyksiä, jotka minua kiinnostivat. Johtaja oli pääosassa ja esihenkilöt nauttivat kahvia, kuuntelivat tarinoita ja osallistuivat keskusteluun. Tuloksena oli menestystarina minulle, johtoryhmän jäsenille ja kahvihetkestä nauttiville esihenkilöille.
Johtoryhmän jäsenet jättivät puhtaan johtamisroolinsa taakseen. He halusivat jakaa esihenkilöiden kanssa jotain sellaista, mitä kukaan ei heistä tiennyt tai se oli vain juuttunut putkissa oleviin suodattimiin ja mutkiin. Hyvä aihe oli oman uran kulku, omat onnistumiset ja haasteet ja johtamisen tunnemaailma.
Kaikki voimaantuvat ja sitoutuminen lisääntyy
Olin kahviloiden jälkeen onnellinen. Onnistuin yhdessä johdon ja esihenkilöiden kanssa kehittämään yrityksen johtamiskulttuuria. Ihmettelin tämän metodin voimaa ja sain vahvistusta sille, että yksinkertainen on joskus todella kaunista.
Juttelin johtoryhmäläisten kanssa jälkeenpäin. Sanoin, kuinka tehokas tämä kahvila oli. Jokainen heistä sanoi myös voimaantuneensa. Se oli ryhmäcoachingia omien ihmistemme kesken.
Osallistujat sanoivat minulle: ”olipa hyvää ja mielenkiintoista settiä. Tunnen uudella tavalla tämän ihmisen ja muut osallistujat tämän jälkeen.” Kysymys oli luottamuksen lisääntymisestä puolin ja suurempana sitoutumisena perustehtäväämme.
Vinkkejä esimiehille ja johdolle esimieskahvilaan
- Hyvä otsikko on lyhyt ja ytimekäs. Se voi olla yksinkertaisesti vain ”Miten minusta tuli minä?”
- Kutsu kaikki kohderyhmästä paikalle. Vapaaehtoisuus on hyvä periaate osallistumiseen ja jotta keskustelua syntyy, hyvä osallistujamäärä on n. 5-15 kerrallaan.
- Ole avoin ja oma itsesi. Riisu ”naamiot” omasta virallisesta roolistasi.
- Kerro avoimesti työurastasi, siviiliharrastuksestasi, johtamisesta tai vahvuuksistasi/haasteistasi sopivalla nöyryydellä. Kerro jotain sellaista, mitä et ole ennen kertonut. Yllätä osallistujat!
- Laita tunteet peliin. Kerro, miltä jokin asia tuntui tai tuntuu tällä hetkellä. Mistä tulet iloiseksi, mikä surettaa? Positiivisuus on hyvä perusvire. Ota huumori avuksi.
- Tee avoimia kysymyksiä osallistujille, esimerkiksi:
-
- Miten te olette kokeneet tällaisen asian?
- Millaisia tunteita teillä on tällaisessa tilanteessa?
- Mitä minuna olisitte tehneet?
- Mikä teille on ollut tärkein opetus tällaisessa asiassa?
- Varaa aikaa yhteen kahvihetkeen 1-1,5 tuntia. Tilaisuus ei saa olla pitkäveteinen eikä toisaalta liian kiireinen.
- Voit hyödyntää erilaista esitysmateriaalia, mutta kahvihetki ei saa olla Powerpoint -kalvoshow. Sinä olet ihmisenä pääosassa.
Toimivat keinot ovat usein yksinkertaisia
Johtamiskoulutukset, tutkinnot, virkistyspäivät, henkilöstötutkimukset ja viralliset prosessit… Niillä kaikilla on paikkansa. Ja joskus lisäarvoa tuovat keinot ovat aivan silmiemme edessä. Ne ovat joskus erittäin yksinkertaisia.
Niihin tarvitaan vain hyvää pelisilmää, hiukan aikaa, vähän ideointia, viestintäosaamista ja johtamisjargonin unohtamista. Tärkeintä on positiivinen ihmiskuva ja johdon tai esihenkilöiden tahto olla avoimena ja rehellisenä henkilöstönsä keskellä.